プロジェクトは、PMとチームメンバーだけで完結するものではありません。
その背後にはプロジェクトの予算を承認する経営層、成果物を使う取引先、協力依頼する他部署など多くの関係者が存在します。
関係者と良好な関係を築き、プロジェクトへの理解と協力を得ることがPMの仕事の一つです。
大切なのは、誰がこのプロジェクトの重要関係者なのかを正確に把握することでしょう。
各関係者がプロジェクトに何を期待しているのか、どのような権限を持っているのか理解します。
そのうえで、それぞれに合わせた適切なコミュニケーション戦略を立てるのです。
たとえば、経営層にはプロジェクトが会社にどれだけの利益をもたらすのか、報告が求められるでしょう。
関係者との信頼構築で最も効果的なのは、こまめで誠実な報告です。
プロジェクトの進捗状況や、発生している課題などを定期的に共有すると関係者は安心感が得られます。
特に悪いニュースほど早く、正直に伝えることが重要です。
問題の報告が遅れると、なぜもっと早く言わなかったのかと信頼を失うことになりかねません。
早めの相談は、関係者から思わぬ解決策や支援が得られることもあります。
ときに関係者間で利害が対立し、交渉や調整が難しい場面もあるでしょう。
そこでPMはどちらか一方の意見だけでなく、双方の要求の背景を深く理解してお互いが納得できる着地点を探らなくてはなりません。
粘り強く調整を重ねる交渉力は、PMにとって不可欠なスキルと言えるでしょう。